O que são automações
Entenda gatilho, passos e sobre o que cada automação age antes de montar a primeira.
Uma automação faz sozinha o que a equipe repete todo dia: responder o lead que chegou de madrugada, lembrar o cliente que sumiu, criar a tarefa de retorno quando a proposta é enviada. Ela fica em Automações, no menu lateral.
Se o item aparece com cadeado, o plano da sua empresa ainda não inclui automações.
Como funciona
Toda automação tem um gatilho (o acontecimento que faz ela começar) e uma sequência de passos desenhada num fluxo.
| Tipo de passo | O que faz | Exemplo |
|---|---|---|
| Gatilho | Começa o fluxo. Um por automação | Oportunidade mudou de etapa |
| Condição | Só deixa seguir se a regra bater | Seguir só se o valor for maior que R$ 5.000 |
| Ramificação | Divide o fluxo em caminhos | Um caminho por assunto escolhido |
| Espera | Pausa até passar um tempo ou o cliente responder | Esperar 2 dias |
| Ação | Faz algo no CRM ou fala com o cliente | Enviar mensagem, criar tarefa, mover de etapa |
Cada vez que o gatilho acontece para um cliente, nasce uma execução: o caminho daquele cliente pelo fluxo. Você acompanha cada uma em Execuções, como mostra Criar uma automação.
Sobre o que a automação age
Ao escolher o gatilho, você escolhe também sobre o que a automação vai agir. É isso que decide quais passos fazem sentido.
| Aba do gatilho | Age sobre | Funciona mesmo sem conversa? |
|---|---|---|
| Conversa | A conversa | Não |
| Oportunidade | A oportunidade | Sim |
| Tarefa | A oportunidade da tarefa | Sim |
| Cliente | O cliente | Sim |
Uma oportunidade importada de uma lista, que nunca teve conversa, também dispara automações de oportunidade e de tarefa. Nesse caso, o passo Enviar mensagem (texto livre) falha, porque não há conversa aberta; o passo Enviar template abre a conversa pelo canal escolhido nele. Veja Templates da Meta.
Intervalo entre disparos
No gatilho, o campo Intervalo entre disparos define o tempo mínimo para a mesma automação começar de novo para o mesmo cliente, conversa ou oportunidade. Com 0, ela dispara toda vez, mas nunca enquanto ainda está rodando para aquele mesmo item.
Dois gatilhos usam o 0 ao contrário: em Cliente sem resposta e Oportunidade parada na etapa, 0 significa disparar uma única vez, para sempre. Para cobrar de novo, defina um intervalo (por exemplo, 24 horas).
Encerrar antes do fim
No fim da configuração do gatilho, a seção Encerrar antes do fim se… tira o cliente do fluxo quando:
- o cliente responder;
- uma condição for atendida (por exemplo, a oportunidade foi ganha).
Essa verificação acontece enquanto o fluxo está numa espera. Fluxo sem nenhuma espera termina antes de ter o que verificar.
No gatilho Oportunidade mudou de etapa, a opção Encerrar se a oportunidade sair desta etapa ou for fechada já vem ligada: o fluxo para quando a oportunidade muda de etapa, é ganha ou perdida, e cancela as tarefas pendentes que ele mesmo criou.
Rascunho, ligada e desligada
Toda automação nasce como Rascunho e desligada. Para ela começar a rodar:
- Clique em Tirar do rascunho. O botão só libera quando todos os passos obrigatórios estão preenchidos.
- Ligue a chave ao lado do nome.
Ao desligar uma automação com execuções em andamento, o CRM pergunta o que fazer com quem já está no fluxo: Deixar terminar ou Parar para todos.